XX通信工程公司总务后勤管理办法

XX通信工程公司总务后勤#管理办法# XX通信工程有限公司总务后勤管理办法 为加强公司内部管理，进一步完善后勤保障机制，确保公司的各项业务的发展，特制订文具用品管理、车辆使用管理、员工宿舍管理、公司制服管理、安全管理、工伤事故管理和办公内务等总务后勤#管理#。 一、 文具用品管理规定 1、 文具用品管理流程:省公司综合部，分公司综合部负责本单位文具用品的管理，对本单 位各部门使用的文具用品实行分级管理，其流程:(1)省公司综合部主管负责人——部 门经理——部门工作人员;(2)分公司综合部主管负责人——部门经理——部门工作人 员——部门工作人员。 2、 省公司综合部、分公司综合部，每月要根据各部门新需文具用品的申购计划，经相关领 导批准后由总公司采购部统一购买，省公司综合部和分公司综合部都要做好文具用品的 验收入库，发放登记工作。 3、 为了规范办公用品的使用，对办公设备实行编号管理办法，凡购买电脑、复印机、打印 机、扫描仪、传真机、办公桌椅、会议柜、文件柜、沙发、茶几，投影机、数码相机、 空调、音响机具等。 4、 编号 4(1、公司简称定义: 4.1.1、XX通信工程有限公司---CS或长实 4.1.2、佛山分公司---CSFS或长实佛山 4.1.3、广州分公司---CSGZ或长实广州 4.1.4、东莞分公司---CSDG或长实东莞 4.1.5、深圳分公司---CSSZ或长实深圳 4.1.6、珠海分公司---CSZH或长实珠海 4.1.7、中山分公司---CSZS或长实中山 4.1.8、清远分公司---CSQY或长实清远 4.1.9、河源分公司---CSHY或长实河源 4.1.10、梅州分公司---CSMZ或长实梅州 4.1.11、揭阳分公司---CSJY或长实揭阳 4(2、部门简称: 4.2.1、董事会办公室---DS或办 4.2.2、人力资源部---RL或人 4.2.3、财务部---CW或财 4.2.4、技术维护部---JW或技 4.2.5、工程部---GC或工 4.2.6、综合部---ZH或综 4.2.7、质安部---ZA或质 4(3、编号:由“公司名称简称+部门简称+数字序号”组成。如广州分公司工程部的第二台电脑编号为:CSGZ—GC—电脑-02; 4(4、物品的编号由综合部统一编制(公司由综合部、财务部协同编制)，总公司财务部统一管理; 4(5、所有的编号贴在物品的左上角; 4(6、如有物品调用，编号应及时更改并上报相关部门。 5、附件:标签: 附件一、物品标签: 附表: 省公司 分公司 XX通信工程有限公司 XX通信工程有限公司 ***分公司 物品名称 物品名称 编 号 编 号 责 任 人 责 任 人 6、 财产物资文具用品管理规定 6.1.1、财产物资主要指日常使用的办公用品，桌椅、文件柜、电话机、传真机、投影机、电 脑、复印机、车辆、仪器、仪表、机具设备等; 6.1.2、各分公司按实际使用的需要提出购买申请，经相关领导批准后由总公司采购部统一购买; 6.1.3、省公司各部门以及分公司使用的物品，分别由省公司综合部统一登记管理，由使用个 人保管，使用人员需做好保养工作，财产发生损坏遗失时，根据损坏、遗失原因，保 管个人负一定赔偿责任; 6.1.4、员工调离工作岗位，在办理财产归还手续后才能办理调动相关手续。 6(2、仪器、仪表、机具设备使用管理规定 6.2.1、公司购入的仪器、仪表、机具设备经公司综合部统一登记后，由部门负责人指定专职 人员领用保管和维护，公司的仪器设备不得擅自外借，若因个人原因造成仪器设备损 坏或损失，由领用人负责赔偿有关损失。 6(3、电脑使用管理规定 6.3.1、公司购入的电脑经综合部统一登记后，根据各部门的需要，由部门领用，领用的电脑 及其外围设备等由领用人负责管理和维护，不得擅自更改电脑配件，若因个人原因造 成电脑损坏或遗失的，由使用者负责赔偿有关损失; 6.3.2、任何人员未经同意不得使用他人电脑，不得查看或修改他人的文件内容; 6(4、办公文具领用规定 6.4.1、消耗品文具如签字笔、圆珠笔等按月限量领用，每月每人最多可领用签字笔、圆珠笔 各一支;笔芯以旧换新; 6.4.2、管理性文具如笔筒、剪刀、钉书机、打孔机、计算器、电源拖板、电话机，如有故障 损坏，应以旧换新，如遗失应由责任人按其价款折价赔偿; 6.4.3、公司文具用品严禁取用回家私用; 6.4.4、员工离职时，应将领用文具用品一并回综合部。 二、车辆使用管理办法 1、 目的:为保障公司业务顺利开展，本着物尽其用、节约资金的原则，制定本办法。 2、 范围:本公司所有员工。 3、 定义: 3(1、专车:公司指定专用的车，其他人需经过使用人的同意方可使用; 3(2、公务车:公司为办理业务所配的车辆; 3(3、司机:公司明确指派职务为驾驶员的人。 4、: 4(1、车队长(分公司为综合部): 4.1.1、在综合部的领导下进行工作; 4.1.2、负责车辆的合理调配使用，督促各司机完善出车手续及车辆出车前的准备工 作，由部门经理签字派车单，以便合理安排车辆; 4.1.3、做好公司各车辆的使用、燃油消耗的统计工作，并于当月25日上交报表，并 经综合部签字后上报公司财务部并存档备查; 4.1.4、做好全体司机月度用车的各项数据统计核算工作，各车的耗油情况统计，经 综合部、财务人员审核后签字确认后，由财务部备查; 4.1.5、负责车队的各种票据报销初核; 4.1.6、负责车队的交通安全宣传组织学习工作; 4.1.7、对车辆严格管理，确保公司车辆正常使用; 4.1.8、完成公司领导、部门负责人交办的临时任务。 4(2、司机: 4.2.1、必须严格遵守公司各项规章制度，服从管理，接受工作任务愉快，不讲价钱， 服务周到，热爱本职工作，刻苦钻研技术，端正工作态度，提高服务质量。 4.2.2、工作中要树立“安全第一，服务第一”的思想，要做到不怕脏、不怕累，保 质保量的完成各项出车任务和临时性工作任务。 4.2.3、认真做好出车前、行车中的检查和回场后的维护、保养工作。发现问题及时 上报领导解决，不准开故障车上路，随时做好出车前的一切准备工作，不得 拖延出车时间，延误出车任务，做到车等人，不准人等车。 4.2.4、接到有效派车单后，方可出车，行车中按派车单上所填写的地点行驶，不得 私自改道饶行或办私事，如用车人使用车辆超出派车单的规定时间、地点时， 司机有权拒绝，否则后果自负; 4.2.5、车辆到达指定地点返回途中，未经允许严禁利用公司车辆拉私客，如经请示 相关公司领导同意后，方可带客返回，所发生的费用经与公司合理协商达成 一致，并严格执行公司财务制度; 4.2.6、监督车队长是否按公司要求派车，司机并负责各部门用车的正当性，监督员工不合理用车; 4.2.7、按公司规定要求，保管好车辆及附件、随车工具、加油卡及车辆各种证件， 不得丢失，妥善保管，否则后果自负; 4.2.8、车辆外出遇到恶劣天气、路面复杂情况、车辆故障，必须及时向部门负责人、 公司领导如实汇报，并请示处理意见，如擅自作主处理或慌报事实，按公司 相关处罚制度处理; 4.2.9、工作期间要坚守岗位，不准饮酒、玩牌以及违反公司规定的一切活动，行车 中要做到中速行驶，确保行车安全; 4.2.10、认真做好车辆的日常维护、保养，使车辆经常处于良好状态，以保障各项出 车任务的顺利完成，车辆停放要按规定地点整齐停放、要求车容整洁; 4.2.11、努力学习业务知识，不断提高驾驶技术及业务水平，努力做一名合格的司机; 4.2.12、完成公司领导、部门负责人交办的其他临时性工作。 5、内容(本条不包含租用车辆): 5(1、车辆分类: 5.1.1、专车: 5.1.2、公务车: 5.1.3、生产用车: 5(2、费用: 5.2.1、维修保养: A、省公司、分公司综合部对车辆维修应就近联系专业的维修厂家实行定点维修保养; B、车辆需维修应填写《维修申请》报车队长，经相关领导审批后，方可维修; C、车辆每行驶7000公里，必须进行保养; D、二保车辆应提呈公司综合部(分公司综合部)审批。 5.2.2、年检，养路费及车船使用税，由省公司综合部统一安排车检、缴纳费用。手续办 完后，应及时将各种卡片分发给各车辆，其他单据由省公司综合部统一保存。 5.2.3、燃油:本公司所有车辆实行定点加油，但在跑长途之前，应在公司定点加油站加 满油之后方可出行，所发生的燃油费需由同行人证明、相关领导批准; 5.2.4、路桥费:原则上，公司所有车辆购买定额路桥费，对发生的路桥费由同行人证明报销。 5.2.5、保险: A、由省公司综合部统一购买，并相应统一保险公司; B、保险到期应及时续保，续保时，应按车辆原险种投保; C、保险手续办完后，及时将保险卡分发到各车，其他单据由省公司综合部统一 保管，未经相关领导同意，任何人不得更改保险公司。 5(3、车辆管理: 5.3.1、车容车貌: A、卫生: A(1、全车玻璃明亮，无尘垢; A(2、车身、车顶、保险杠、轮胎、牌照干净无明显尘垢; A(3、车内设施、物品摆放整齐(含后备箱); A(4、仪表盘、脚垫干净、整洁。 B、车辆技术标准: B(1、车身整洁、无刮蹭、漆面完好; B(2、灯光、电气设备完好有效; B(3、机油冷却水(防冻液)、电解液、制动液、燃油、轮胎气压充足; B(4、车辆各部无漏油、漏水现象; B(5、各仪表读数正常; B(6、喇叭、后视镜、雨刷齐全有效; B(7、门锁、窗锁完好; B(8、各操作构件灵敏有效; B(9、刹车系统必须灵敏可靠，不能有空踩现象发生。 5.3.2、本公司所有车辆(除专车外)在下班时必须将车停在公司指定地点，不得在外过 夜，特殊情况(如抢修)需由综合部同意方可行车。 5(4、司机管理: 5(4(1、公司采用定人、定车、定责原则，非本公司司机，严禁用车，除发生的一 切后果自负外，公司还要给予一定的处罚; 5(4(2、司机要求: A、服从管理，听从指挥; B、管好、用好分管车辆、行驶证和随车工具，要定期、不定期的对车辆 进行检查维修，使之保持良好状态; C、树立良好的职业道德和安全意识，自觉遵守交通法规，确保安全; D、严格执行公司办公用车的使用程序、详细填写《车辆使用记录表》; E、不得出私车和无《派车单》的车; F、掌握自己分管车辆的年审、季度审、购买路桥费、换证的时间，并及 时上报。 5(5、司机如有如下违章行为由自己承担责任: 5(5(1、闯红灯; 5(5(2、逆行;不按交通标志、禁令行驶(如单行线;禁停段停车;超速 行驶;堵车时挤、抢道;十字路口变线;不按规定掉头等); 5(5(3、穿插警卫车队; 5(5(4、酒后驾驶; 5(5(5、违章操作。 5(6、在需要的情况下，总公司有权调用分公司车辆; 5(7、用车部门或用车者要注意司机的身体状况，不得强令司机驾驶不符合安全技术的车辆 或开疲劳车、违章行车、装载不符合安全规定的货物; 5(8、公司的公务车、生产用车应停在公司门口或公司指定地点; 5(9、公司的公务车、生产用车在完成交办的工作任务后，应将车钥匙交给相关负责人统一 保管，以备下一次调配，分公司根据实际情况操作; 5(10、每月30日之前省公司综合部(分公司综合部)车队长应将(车辆使用登记表)应分 别汇总报省公司综合部负责人和财务部审核; 6、租用车辆的管理: 6(1、手续办理:需车部门以OA申请报批 6(2、本公司租用的车辆及司机必须服从公司的统一调度; 6(3、租用车辆原则上除燃油费、路桥费由我公司承担外，其他所有费用由被租用方承 担; 7、车辆使用流程: 使用人填写《用车申请表》---部门主管负责人审批---车队长(综合部)审批并安排车辆 ---司机出车---用完后收车---司机填写《用车记录》----车队长(综合部)汇总。 附件1、派车单 2、车辆维修申请流程图 用 车 申 请 表 申请日期: 年 月 日 部门: 使用人员 预计用车时时间 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分 到达地点 预计公里数 事由 主管部门意见 综合部意见 车队长 安排司机 安排时间 申请部门请详细填写此表，没有此表，综合部不予以派车。 广东长实通信工程有限公司 车辆维修申请流程图 说明流程图 <1>车辆需维修应填写《维修申请》报车辆管理员，经相关领导审批后，方使用部门提出申请可维修;车辆每行驶7000公里，必须进行保养;二保车辆应提呈公司综合部(分公司综合部)审批。 同 否意 分公司综合部 审核 同否意 分公司负责人审核 同否意 省公司主管部门审核 同否意 <2>省公司、分公司综合部对车辆维修应就近联系专业的维修厂家实行定点维修保养。定点修理厂 广东长实通信工程有限公司 2、驾驶员守则: 服从管理，听从指挥，勤检查，勤保养;热爱本职，刻苦钻研技术，掌握车辆性能，熟练操作规程;遵守交通安全规则，杜绝事故发生。 3、 事故处理制度: 3(1、为强化公司的管理，有效地防范安全事故的发生，保障公司财产、职工人身安全， 促进公司各项业务的顺利发展。 3(2、省公司综合部车队长，分公司综合部车辆管理员为本单位主要车辆的负责人和车 辆交通安全第一责任人，必须加强车辆的管理和司机安全教育，建立健全车辆、 交通安全责任制，实行一级抓一级，把车辆、交通安全工作落到实处。 3(3、凡发生车辆交通安全事故后，事故现场有关人员应立即电告110交警及保险公司， 同时报告相关负责人，应迅速采取有效措施，组织抢救，防止事故扩大，减少人 员伤亡和财产损失，同时将事故发生情况报告相关领导。 3(4、负有安全生产监督管理职责的部门:省公司质安部、综合部、分公司综合部接到 事故报告后，应立即赶赴事故现场组织事故抢救，同时对事故发生的情况，以书 面形式报呈报相关领导。 3(5、事故调查处理应当按照实事求是，尊重科学的原则，及时准确地查清事故原因， 查明事故性质和责任，总结事故经验教训，提出整改措施。 三、 员工宿舍管理制度 为了保障员工在工作生活中有一个人舒适安全的工作环境和良好的作息条件，特制定本制度。 1、 公司租用给员工住宿统一由综合部管理，并指定专职人员负责，安排给员工住宿的 宿舍由员工自行选出一名负责人(舍长)，主要负责本宿舍内务管理，住宿的员工必 须服从舍长管理。 2、 由公司安排住宿的员工，必须自觉遵守员工宿舍管理制度，爱护公共物品，爱护公 共卫生保持室内整洁，不得随地丢烟头、垃圾，不得从窗口、走廊处泼水、扔果皮、 纸屑等杂物，不得把杂物丢往卫生间，以防堵塞下水道。 3、 认真做好防火、防盗、防灾等事故工作，严禁将易燃、易爆、剧毒、放射性物品带 入宿舍，严禁在宿舍内赌博、酗酒、斗殴、吸毒、偷窃等违法犯罪活动。 4、 居住公司宿舍的员工不得自留外人在宿舍入住，如需要应请示本宿舍舍长同意或请 示综合部领导同意方可入住。 5、 各员工要妥善保管好自己的物品，未经他人同意不得随便动用他人物品。 6、 建立员工宿舍的卫生清洁轮值制度，卫生轮值的员工应负责宿舍当天室外卫生的情 况和室内用品放置的整理。并有权督促各员工整理好床上用品及其他用品确保宿舍 卫生清洁环境舒适。 四、公司制服管理制度 为了提升公司的形象，建立和完善员工制服的管理制度，制定本规定: 1、 公司制服的管理统一由公司综合部，分公司综合部负责，按照公司制服的发放规 定做好员工各类型制服的申报、发放、保管工作。制服的订购由总公司采购部负 责。 2、 凡经批准录用为长实公司的员工，均可发给制服，由分公司综合部、向公司综合 部申报发放，对发放员工的制服一律列册登记存档。 3、 公司佩发给员工的制服为夏装(短袖衬衫)，秋装为(长袖衬衣)，冬装为(西装)， 司机、维护、外线放号人员为工作服等四种类型的服装。 4、 公司佩发给员工的制服和员工证是标志着公司的形象，上班时必须统一着装和佩 戴工作证。 5、 公司员工制服的发放规定: (1) 公司统一制作的制服有夏装(短袖衬衫、T恤)，秋装为(长袖衬衣)，按 公司规定发放。 (2) 冬装制服分为两类人员发放，由于工作性质、特点不同，办公室以上人员 包括派往网通值班的员工发放西装制服两套，支局负责人发西装、工作服 各一套，司机、维护、外线放号、工程人员发放工作服两套。 6、 制服的使用年限:夏装和秋装使用年限:两年更换一次，冬装西装制服三年更换 一次。冬装(工作服)两年更换一次。 7、 全体员工要妥善保管好自己的制服，如有破烂或丢失，需补发的制服一律收回服 装费:夏、秋装50/件，西装200元/套，工作服100元/套。 8、 公司佩发给员工工作服的使用原则: (1) 凡入职公司已领用各类型制服的员工工作未满一年，如辞职或离职一律收 回已发给本人各类型的制服款。 (2) 发放给员工的秋装、冬装“制服”，实行按发放各类型服装收取制服押金， 时间为6个月，届时退回本人。佩发秋装、冬装(西装)制服的员工收制 服押金200元;佩发秋装、冬装(工作服)制服的员工收制服押金150 元。 9、工作服发放流程图: 广东长实通信工程有限公司 工服发放流程图 说明流程图 分公司统计工服尺寸 否 综合部汇总名单,上报。 同 意 否 省公司负责人审批 同否意 采购部采购 同 意 省公司综合部下发 广东长实通信工程有限公司 五、工伤事故管理制度 1、 为加强安全生产管理，公司质安部、分公司综合部主管，本单位的安全生产、安全保卫 工作，必须制定行之有效安全生产措施，把安全生产责任制落实到各岗位上，做好安全 防范监督检查工作。 2、 为了有效地防范安全事故的发生，严肃追究安全事故的行政责任，保障广大员工人身、 财产安全。 3、 公司、分公司的负责人对下列安全事故的防范、发生依照安全生产的法律、法规负有领 导责任，部门经理负有直接责任。 (1) 火灾事故; (2) 交通事故; (3) 通信工程质量事故; (4) 通信设备安全事故; (5) 其他安全事故。 4、 凡发生安全生产事故应及时报告本单位负责人，单位负责人接到事故报告后迅速赶赴现 场采取有效措施组织抢救，防止事故扩大，减少人员伤亡和财产损失。同时将事故发生 情况报告省公司领导及有关部门的领导。 5、 负责安全生产监督管理部门，公司质安部、分公司综合部按到事故报告后，应立即赶赴 现场，组织事故抢救，同时会同有关单位部门做好事故的善后工作。 6、 做好事故的调查处理工作，对事故调查处理应本着实事求是，尊重科学的原则，及时准 确地查清事故原因，查明事故性质和责任，总结事故的经验教训，提出整改措施。 六、办公内务管理制度 为加强公司内部管理，确保员工在工作生活中有一个舒适的环境，特制定本制度。 1、 公司各部门必须加强对办公、员工宿舍、材料仓库室内外的环境卫生管理。做到办 公室内卫生清洁，室内办公文档资料摆放整齐，员工宿舍内务卫生良好，物品摆放 整齐。 2、 加强公司文化建设，提高公司形象，各分公司根据现有的办公场所在搞好内部管理 的同时，摆设宣传公司创业的条幅，反应公司团队精神。 抓好办公场所卫生美化工作，各分公司在管好卫生的同时，对室外摆设一些装饰(花草)，提高办公场所的优雅感，促进公司的形象