公司发票管理制度

公司发票#管理# 发票管理制度 一、 概述 为进一步我公司经济活动，加强发票管理和财务监督，根据《中华人民共和国税收征收管理法》、《中华人民共和国发票管理办法》，结合本公司的具体情况制定本制度。 本制度适用于恒生电子股份有限公司及其部分控股子公司 本制度所称发票，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。 本制度由财务管理部负责解释。 二、 发票的领购、保管和缴销 1. 公司所用发票由财务管理总部按规定统一向税务部门购买，财务管理总部 按税务部门要求对发票进行管理。 2. 公司所用发票由财务管理总部专门人员保管并建立完整的发票登记簿，详 细登记各种发票购买、领用和结存情况，并定期向主管税务机关报告发票使用情况。 3. 公司在办理变更或者注销税务登记的同时，办理发票和发票领购簿的变更、 缴销手续。 4. 公司按照税务机关的规定和公司《会计档案管理制度》存放和保管发票， 不得擅自损毁，已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。 5. 必须妥善保管发票。发生发票丢失情形时，应当于发现丢失当日书面报告 税务机关，并登报声明作废。发票丢失，由责任人承担造成的一切经济损失。 三、 发票的开具 1. 发票的基本联次包括存根联、发票联、记账联。存根联由收款方或开票方 留存备查;发票联由付款方或受票方作为付款原始凭证;记账联由收款方或开票方作为记账原始凭证。 2. 发票的基本内容包括:发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户 名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。 3. 不得有下列虚开发票行为: 第1页共6页 1) 2) 3) 为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票; 让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票; 介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。 4. 公司按照发票管理规定使用发票,不得有下列行为: 1) 转借、转让、介绍他人转让发票、发票监制章和发票防伪专用品; 2) 知道或者应当知道是私自印制、伪造、变造、非法取得或者废止的发 票而受让、开具、存放、携带、邮寄、运输; 3) 拆本使用发票; 4) 扩大发票使用范围; 5) 以其他凭证代替发票使用。 5. 发票限于公司所在省、自治区、直辖市内开具。不得跨规定的使用区域携 带、邮寄、运输空白发票。 6. 禁止携带、邮寄或者运输空白发票出入境。 7. 公司需要开具发票(包含增值税专用发票和普通发票)，首先由公司业务 部门相关人员发起销售发票开具申请，载明与相符的开要信息，经过适当审批后，提交财务部门开审核通过后开具发票。 8. 按照国家规定，公司必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发 生经营业务一律不准开具发票。考虑到实际经营过程中，客户往往将收到发票作为支付款项的必要条件之一。为保证公司经营正常进行且风险可控，对于销售蓝字发票开据，按下列变通措施进行控制: 1) 不得虚开乱开发票，发票开据的各要素，必须与签订的合同完全一致。 2) 开票申请流程，由业务部门相关人员提起，须经适度的审批，且经财 务审核通过。 3) 依据合同条款中签订的预收款条款，预收款须开具发票的，业务部相 关人员发起开票申请流程，经事业部总监审批同意，财务审核通过后，开据发票。 4) 达到销售合同条款中签订的收款里程碑点条件，须开具发票的，业务 部相关人员发起开票申请流程，经事业部总监审批同意，财务审核通过后，开据发票。 第2页共6页 5) 依据完工进度，符合外部收入确认条件的，业务部相关人员发起开票 申请流程，财务审核相符后，开据相应发票。 6) 不符合上述三条件任何之一的，但确有需要开票的，属特批开票，业 务部相关人员发起开票申请流程，须经事业部总经理审批同意，且财务审核通过后，开据相应发票。 9. 开具发票后，当发生销货退回、销售折让以及开票有误等情况，符合发票 作废条件的，收回原发票并注明“作废”字样，不需开红票的情况: 1) 符合普通发票作废的条件，是指同时具备下列情形: ? 收到退回的普通发票原件。 ? 购货方未作帐务处理，且我方也未作帐务处理(即在发票开出的当 月又马上退回公司财务部门发票)的。 ? 符合普通发票作废条件的，业务部门相关人员负责收回原发票原件， 在将发票原件交回财务部门前，发起发票退回流程，在流程中注明 发票退回原因及原件交财务时间，财务部门收到发票并签收确认，同时财务必须将收回的发票联存根联、记帐联等其他联次粘贴在一 起，在每联上加盖作废章，作为发票档案保存。 2) 符合增值税专用发票作废的条件，是指同时具备下列情形: ? 收到退回的发票联、抵扣联原件的时间未超过我方开票当月(注超 出当月的须开红票); ? 我方未抄税并且未记账; ? 购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发 票代码、号码认证不符”。 ? 符合专用发票作废条件的，业务部门相关人员负责向购买方收回原 发票及抵扣联原件，在将发票及抵扣联原件交回财务部门前，发起 发票退回流程，在流程中注明发票退回原因及原件交财务时间，财 务部门收到发票并签收确认，同时财务必须将收回的发票联、抵扣 联与存根联、记帐联等其他联次粘贴在一起，在每联上加盖作废章，作为发票档案保存。 10. 当发生销货退回、开票有误等情形或者因销货部分退回及发生销售折让， 需要开具红字发票，应视不同情况分别处理视不同情况: (一) 开具红字普通发票按以下办法处理: 1) 购买方未作帐务处理，我方已作帐务处理(即在发票开出的当月 未能及时退回发票)的，业务部门相关人员负责向购买方收回原 发票原件，在将发票原件交回财务前，发起发票退回流程，同时 第3页共6页 串发起红字发票开票申请流程，同时在流程中注明发票退回原因及原件交财务时间，财务收到发票并签收确认，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具等额的红字发票。同时，财务必须把红字发票记帐联撕下作为冲帐凭证，其余联次不得撕下，并把收回的原发票粘贴在红字发票存根联背面以备核查。 2) 购买方已作帐务处理的，不论我方是否已作帐处理，业务部门相 关人员必须取得购买方出具的有效书面证明(购买方的有效书面证明，必须记载与发票和销货清单内容一致的事项，包括原发票联的复印件和银行收款进帐单(原已付款的)，以及退货的原因并加盖购货方单位印章或财务专用章)，业务部门相关人员在将购买方出具的有效书面证明提交财务前，发起红字发票开票申请流程，并在流程中注明书面开经票原因及书面证明信息，财务收到此书面证明并签收确认，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具等额的红字发票。此开好的红字发票，经业务人员复核无误后，在发票登记簿上或发票存根联签字，领取发票相应联次;财务人员依据记账联进行财务处理。 (二) 需要开具红字增值税专用发票的，必须取得国税机关开具的《开具红 字增值税专用发票通知单》(以下简称通知单)，具体由购货方向主管税务机关申请，还是由我方向主管税务机关申请，应视不同情况分别处理: 1) 因购买方专用发票抵扣联、发票联均无法认证的，或所购货物不 属于增值税扣税项目范围且取得的专用发票未经认证的: ? 由购买方向其主管税务机关申请出具《开具红字增值税专用发票通知单》(以下简称通知单)。 ? 若同时有发票退回，但不符合作废条件。 ? 由业务部门相关人员负责向购买方收取此通知单、发票及抵扣联原件，发起发票退回流程，同时串发红字发票开票申请流程(若未有发票退回的，直接发起红字发票开票申请流程)，并在申请流程注明具体退回原因以及相对应原蓝字专用发票的信息，财务收到通知单及发票并签收确认，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具等额的红字发票。 2) 因开票有误购买方拒收专用发票的: ? 我方须在专用发票认证期限内向其主管税务机关填报《申请单》，并填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息; 第4页共6页 ? 同时提供由购买方出具的写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，销 售方主管税务机关审核后出具《通知单》，我 方凭通知单开具红字专用发票; ? 此种情况由业务部门相关人员负责在专用发票认证期限内，将发票及抵扣联原件交回财务，交回前发起发票退回流程，同时串发 红字发票开票申请流程，并在申请流程注明具体退回原因以及相 对应原蓝字专用发票的信息，财务收到发票及抵扣联原件并签收 确认，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具等 额的红字发票。 3) 我方因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的: ? 我方须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关填报申请 单，并填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息; ? 同时提供由我方出具的写明具体理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料，主管税务机关审核确认后出具通知单，我方凭通 知单开具红字专用发票。 ? 此种情况由业务部门相关人员负责在专用发票认证期限内，及时将发票及抵扣联原件交回财务，交回前发起发票退回流程，同时 串发红字发票开票申请流程，并在申请流程注明具体退回原因以 及相对应原蓝字专用发票的信息，财务收到发票及抵扣联原件并 签收确认，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开 具等额的红字发票。 11. 因我方将发票联遗失需要作废或开据红字发票的，由责任人员负责将作废 声明、行政处罚决定书复印件交财务部门(财务部门可协助办理相关手续)，并发起发票作废流程，或发红字发票开票申请流程，并在申请流程注明遗失责任人及原因，财务收到作废声明、行政处罚决定书复印件并签收确认，经公司总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具作废或开据等额的红字发票。 12. 因购货方将发票联遗失的，由业务部门相关人员向财务部门取得原发票的 存根联复印件，并在存根联复印件上加盖发票专用章交予受票方。若购货方坚持需要重开蓝字发票的，业务部门相关人员负责向购货方取得购货方的发票作废声明及行政处罚决定书，作为我方重开发票的依据，且些重开发票的流程须经事业部总经理审批，并经财务审核相符。 13. 已开具发票的发票联遗失处理办法 (一) 开票方将发票联遗失的，应按以下规定处理: 1. 开票方于发现丢失当日书面报告主管税务机关，在登报声明作废后接受行政处罚。 2. 开票方将作废声明、行政处罚决定书复印件与该份发票的存根联、 第5页共6页 记账联等其它联次粘贴在一起，对该份发票进行作废或开具相应 红字发票后，再重新开具发票给受票方。 (二) 受票方将发票联遗失的，应按以下规定处理: 1. 受票方于发现丢失当日书面报告主管税务机关，在登报声明作废 后接受行政处罚。 2. 受票方凭作废声明及行政处罚决定书向开票方索取该份发票的 存根联复印件，开票方应在存根联复印件上加盖发票专用章交予 受票方。 3. 若受票方丢失的发票为单联发票的，由开票方重新开具发票给受 票方，重开时须备注说明原遗失的发票号码、开票日期、开票金 额等内容，并将受票方作废声明及行政处罚决定书留存作为重开 发票的依据。 14. 因发票遗失给公司造成损失的，由相关责任人承担损失赔偿责任。 15. 依据本制度之三8的条件开出销售发票的，销售人员须负责在发票开出 60天内收回货款，未能及时收回的，按此部分应收未收金额的1%扣减责任业务人员的当年考核业绩。 16. 开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字 迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。 17. 已开好的发票，经业务人员复核无误后，在发票登记簿上或发票存根联签 字，领取发票相应联次;财务人员依据记账联进行财务处理。 18. 公司按照规定使用税控装置开具发票，并按期向主管税务机关报送开具发 票的数据. 四、 发票的取得 1. 不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证。相关要求及规定，遵照《财 务管理制度》 2. 业务人员取得发票后应及时送交财务部门入账。日常经营活动取得的发票 应在取得日后15天内(不超过发票开具日期30日内)提交财务入账。若出现发票滞后入账，使增值税进项不能抵扣，不能税前列支的问题，应追究有关当事人的责任。 3. 差旅费、招待费发票必须在出差返回后或业务发生的15天内到财务办理 报销手续。 财务管理制度 2012年8月30日 第6页共6页