社会信息化视阈下档案管理转型研究（可编辑）

社会信息化视阈下档案管理转型研究（可编辑） 分类号??一~ UDc-.. 密级.?垒?开署哦 ?产篝。 硕士研究生学位论文 社会信息化视阈下档案管理转型研究 申请人: 学 号:o ?, 培养单位: 学科专业: 研究方向: 指导教师: 完成日期: 李欣佳 2100899 信息管理学院 档案学 档案学基础理论研究 张锐教授 7>2013年5月1日 一渤置iii;iiiiiiii宣iiiii葺i宣置i暑暑iiii。-V‘J,44。中文摘要 随着社会信息化的迅猛发展,传统的档案管理理念和服务方式受到了前所未有的 冲击,档案信息的获取和利用越来越呈现出多种方式,传统的档案利用者、科研人员和社会公众对档案的信息需求也越来越呈现出个性化和多样化。在这种背景下,传统的档案管理理念和服务方式已经无法有效地满足公众的信息需求, 制约了档案工作的进一步发展。因此,本文通过深入社会信息化的内容及含 义,提出了档案管理由传统的“以实体为核心”的实体管理向“以信息为核心” 的信息管理的转型,进而结合社会环境、档案工作自身特点、档案管理和档案服 务的现状,进一步提出了“以信息为核心”的档案信息管理转型的基本思路,在 此基础上提出了档案管理转型过程中应遵循的原则、保障措施及需要处理的若干 关系。档案工作与其他服务性工作的主要区别在于它是以提供档案信息为社会实 打破了传统的档案管理理念和服务利用的思维方式,用逻辑主义的观点实现“以 信息为核心”的档案信息管理的转型,成为档案信息资源的汇集和研究中心,提 供面向公众的档案信息服务,促进我国档案管理工作和档案事业的不断发展。 关键词:档案管理;实体管理;信息管理:社会信息化 Abstract Withtherapiddevelopmentofsocialinformationazation,therehasbeenagreat impactonthewayoftraditionalarchivesmanagementandservice.Theprocessof gettingandusingthearchivalinformationsh wsmanykindsofpatterns.The informationrequirementsoftraditionalusers,researchersandt publicbecomemore andmoreindividualandvarious.Onthiscondition,traditionalm nagementandservice ofarchivescan’tmeettheneedsofthepubliceffectivelyandthearchivalworkitself Call’tgofurther.Thisthesisanalysesthecontentsandthemeaningsofthe informatizationdeeplyI thesecondplace,itproposedthathetraditional managementthattakesthearchivesitselfascoreshouldchangeintotheinformation management.Italsoproposedthebasictrack,theprinciplesthatweshouldobeyandthe protectionacticsofthetrasitionofarchivesmanagementfromwhathavebeen discussedabove.Asweallknow,whatmakesthearchivalworkdifferentisthatit providesthpublicwiththearchives.ThemanagementofthearchivesisSOimp ortent thatthepubliccanmakefulluseofthearchives.Sothearchivalinstitution sandther organizationsshouldmakethefulluseofthemodemtechnologytoachieveth informationmanagementofthearchivesandbecomethcenterofthearchival informationres urcesthatcanservingthepubliceffectivelytomakethearchivalwork inourcoutrydevelopconstantly. Keywords:themanagementofarchives;physicalmanagement;information management;socialinformatization .11一 目录 目录 中文摘要?I Abstract??.......??........??...?......?..11 绪论?.1 第一节课题研究的目的与意义?.1 一、课题研究的目的?1 二、课题的研究意义?2 第二节国内外关于本课题研究的现状分析??.3 一、本课题国内研究现状分析3 二、本课题国外研究现状分析4 三、国内外的发展趋势5 第三节课题研究的主要内容及研究方法.5 一、课题研究的主要内容??5 二、课题的研究方法?6 第四节课题研究的创新点.7 第一章社会信息化视阈下档案管理转型内容释义?8 第一节社会信息化及其意义??.8 一、社会信息化的各种纷争?8 二、社会信息化的意义1l 第二节社会信息化视阈下档案管理转型的基本内涵?12 一、社会信息化视闽下档案管理转型的理论和技术动因分析?~12 二、社会信息化视阈下档案管理转型的含义??。13 本章小结?.15 第二章社会信息化视阈下档案管理转型的缘起和动力来源??..17 第一节社会信息化视阈下档案管理转型的缘起17 一、适应社会信息化的需要..17 黑龙江大学硕士学位论文 二、扩大档案信息的管理和利用范围的需要??..18 三、档案信息资源整合、发挥综合效应的需要?。18 第二节社会信息化视阂下档案管理转型的动力来源?19 一、社会信息化视阈下档案管理转型的社会动力一20 二、社会信息化视阈下档案管理转型的内部动力。20 本章小结?一2l 第三章社会信息化视阈下档案管理转型的基本思路??..22 第一节依托现代网络技术实现档案管理转型?22 一、档案的数字化转换工作。22 二、完善现代化信息服务渠道??..23 三、充分发挥数字档案馆和档案网站的功能??。24 第二节合理调整档案部门的职能25 一、综合档案馆的职能调整。25 二、档案室和各类内部档案管理机构的职能调整~26 第三节分阶段建立档案信息检索与利用服务中心??27 一、建立区域性的档案信息检索与利用服务中心..27 二、建立全国性的档案信息检索与利用服务中心。28 本章小结?.28 第四章社会信息化视阈下档案管理转型的原则和建设策略??一30 第一节社会信息化视阂下档案管理转型应遵循的原则30 一、技术应用与资源整合协调??..30 二、择优分类与循序渐进并重??一31 三、重点突出与典型引路统一??..32 四、区分缓急与先易后难兼顾??..32 第二节社会信息化视阈下档案管理转型的建设策略?33 一、加强法律、法规与网络道德建设33 二、制定相关的信息化发展规划和技术??。38 .1V. 目录 三、推进和完善信息基础设施建设?4l 第三节社会信息化视阈下档案管理转型需要处理若干关系?43 一、综合档案馆与各类内部档案机构的关系??..44 二、社会化服务与档案信息安全的关系?。45 三、传统载体档案与数字档案的关系??。46 四、查证性需求与获知性需求的关系??。47 本章小结?.49 结语一51 参考文献.52 致谢..55 攻读学位期间发论文..56 独创性声明?..57 绪论 绪论 第一节课题研究的目的与意义 一、课题研究的目的 最早向人们阐述信息社会前景的是日本学者梅棹忠夫,他于1963年在其著 作 《信息产业论》中首次提出了“信息化”的概念,四年后,日本政府当时研究 经 济发展问题的一个科学、技术、经济研究小组,比照“工业化”,正式提出了“信 息化”,并将其界定为:向信息产业高度发达且在产业结构中占优势地位的社会一 ?信息社会前进的动态过程,它反映了有可触摸的物质产品其主导作用向难以捉 摸的信息产品起主导作用的根本性改变。 1976年西蒙?诺拉在此基础上,受当时法国总统德斯坦的委托编写了一份在 法国成为畅销书的社会信息化的报告,将社会信息化定义为:社会信息化是指在 全社会包括经济、政治、文化、生活等各个方面广泛应用现代信息技术,有效开 发和利用信息与信息资源,促进经济发展和社会进步的过程o。 作为世界上人口总数最多的发展中国家,改革开放33年来,随着经济快速发 展和增长,我国大力建设信息基础设施,统筹布局国家干线传输网络,推进城市 和农村网络建设。据最新统计,截止2011年底,我国网民规模达到5.13亿,网 络的广泛普及和网络用户的日益增多为以实体管理的档案信息管理转型奠定坚实 的社会基础。随着公众的信息意识和观念不断提升,利用信息的技术手段日 益丰 富,如何更有效、更广泛的开展与人们生活密切相关的社会管理和社会服务成为 亟待解决的问题。作为信息资源的重要组成部分之一,档案信息作为具有原始记 录性的社会记忆,在维系人类社会的时空统一性与整体联系性上具有不可替代的 作用,而要充分地做到档案信息更有效、更广泛地为社会公众利用,更全面、更 系统地为社会发展服务,就需要各级各类档案管理机构打破“以实体为核心”的 传统档案实体管理理念和方式,用逻辑主义的观点实现“以信息为核心”的档案 ?柯平,高洁.《信息管理概论》【M】.科学出版社2002年lO月第l版 黑龙江大学硕士学位论文 信息管理的转型,以各级综合档案馆为主,各类内部档案管理机构为辅,整合全 社会的档案信息,覆盖科教文卫等不同系统、不同行业的档案管理机构的档案信 息,逐步实现全社会档案信息的“类聚”,成为档案信息资源的汇集和研究中心。 这就要求作为档案管理和服务利用重要部门的各级综合档案馆、档案室和各 类档 案管理机构,无论是在职能履行、技术手段和服务方式都应不断突破自身、寻求 转变。本论文将围绕全球社会信息化不断发展和深化的大环境,深入探究档案信 息管理转型的内涵,详细阐述了档案信息管理转型的缘起、动力来源和基本思路, 积极探寻在档案信息管理转型过程中应遵循的原则和建设策略,对于进一步促进 我国档案管理工作和档案事业的不断发展、进步具有十分重要的目的和意义。 二、课题的研究意义 社会管理和信息技术的迅速发展,传统的档案管理理念和服务方式受到前所 未有的挑战,它所处的信息环境正在发生着根本性的变化。现代信息技术在档案 工作领域的应用,提高和改善档案管理和服务的水平。然而,由于受到传统档案 管理理念和服务利用方式的制约,档案信息的管理和服务水平未能得到进一步的 提高。在社会信息化视阈下,进一步转变传统档案管理的理念,创新档案管理方 式,提高服务水平,成为档案管理部门需要思考的重要课题。因此,本课题的 研 究意义在于两个方面: 第一,该课题研究在理论意义上,打破传统的档案管理理念和服务利用的思 维方式。尽管我国实行“统一领导,分级管理”的档案管理体制,但是由于受到传 统的档案管理理念和思维方式的制约,我国的档案管理机构条块分割、各自为政。 这种“条块分割、各自为政”的现状,造成我国的档案信息分散保存、相互隔离, 形成信息孤岛,尤其是我国现行的档案馆接收范围只接收所属一级机构的档案和 有代表性的二、三级机构的档案,很多二三级机构的档案无法进馆,使得这些档 案难以被公众利用,没有充分体现档案信息的时效性,档案信息的覆盖范围受限。 此外,社会信息化的大背景和档案信息需求的多元化也需要进一步创新档案管理 的理念和服务利用的思维方式。本文对档案管理转型的基本思路进行了系统性解 绪论 读:由“以实体为核心”的档案实体管理理念和模式向“以信息为核心”的档案 信息管理理念和模式转型。以各级综合档案馆为主,各类内部档案管理机构为辅, 以社会信息需求为导向,以现代信息传播技术为手段,整合全社会的档案信息, 覆盖科教文卫等更多档案管理机构的信息,以档案网站、数字档案馆等数字信息 服务平台为基础逐步实现全社会档案信息的“类聚”,成为档案信息资源的汇集和 研究中心,提供面向公众的档案信息服务,建立~个分工合理、责任明确的档案 信息管理理念和服务利用方式。 第二,该课题研究在实践意义上,为档案工作今后的发展方向提供了参考。 服务性是档案工作的基本属性之一,是档案工作赖以生存和发展的基本因素。在 社会信息化视阂下,优质的档案信息服务是以档案信息的集中、高效管理为基础 的。当前我国的档案管理工作由于受到传统的档案管理理念和服务方式的制约, 我国的档案管理和服务工作都存在一定的局限性。本文通过阐述“以信息为核心” 的档案信息管理的基本思路和建设策略,意在指出我国档案工作今后的发展方向, 具有一定的参考价值。 第二节国内外关于本课题研究的现状分析 一、本课题国内研究现状分析 笔者在“中国期刊全文数据库”,以“篇名”为检索项,以2002年为起点, 截止到2012年3月31日,分别以“档案信息管理转型”、“档案信息管理社会化”、 “档案管理社会化”、“档案信息管理模式”为检索词,进行模糊检索,剔除重复 的文献,分别检索到l篇、60篇、57篇和65篇文章。如下图所示 检索词 档案信息管理 档案信息管理 档案管理社会 档案信息管理 转型 社会化 化 模式 文献数量篇 l 60 57 65 从学术研究的角度分析,对于档案信息管理转型的研究刚刚处于起步的阶段。 目前根据已检索到的相关文献分析,我国对于档案信息管理转型的研究多是一些 概述性质的宏观认识,尚未形成完整的研究体系。笔者认为具有代表性的认识如 黑龙;江大学硕士学位论文 下: 1.档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富,档案管理是一种社会各 级各类组织、机构和个人的共同行为,其目的在于把全社会的档案以不同形 式分 层分类集中控制起来,形成一个社会性的开放管理系统。这种社会化档案管理的 实现是以方方面面的条件保证作为基础的o。 2.档案管理社会化就是档案工作面向社会,强化其服务功能,由社会来承担 档案管理的职能,为档案形成者及其系统提供专业水平的有偿服务,实现档案管 理服务市场化,创造档案的社会效益和经济效益。简言之,由社会承担档案管理 的社会分工@。 3.档案信息资源管理的社会化开放模式是利用具有较强社会性的档案管理机 构管理社会各类经济组织的档案,向社会传播档案信息,为社会经济、政治、科学、 文化等各方面服务@。 4.档案信息资源管理社会化建设的共建共享模式??即通过某种形式或机制 将社会急需的、分散保存在不同领域、行业、部门的档案信息资源进行系统整合, 形成集约化的档案信息管理体系,供社会各方面共同享用,使档案信息资源得到充 分的开发与利用@。 这些对于档案管理转型的认识都大同小异,其共同点是,都强调了档案档案 是全社会的共同财富,实现全社会档案的集中、整合和序化,突出了档案工作面 向社会,为社会各方面服务的功能,但是没有明确指出社会信息化视阈下档案管 理转型的内涵所在,同时缺少针对性、适应性、可行性的基本思路和建设策略。 二、本课题国外研究现状分析 本文对档案信息管理转型的研究,意在提出一个能够适应社会信息化发展的 档案信息管理未来的发展趋势和建设模式。但是,由于国内外的社会信息化发展 水平和管理体制不同,国外的社会信息化发展较早,其中以英美最具代表性,社 。冯惠玲,张辑哲《档案学概论》【MI.中国人民大学出版社2006年5月第2版 售康艳玲《信息时代的档案管理社会化》【J】.《中国科技产业》2002年第6期 。叶晗在《论转型期的档案信息资源管理模式》fj】.《档案学通讯》2007年第3期 8张锐在《档案信息资源管理社会化建设模式、作用绩效与措施对策》【J】.《山西档案》2007年第4期 -4.. 绪论 会信息化水平较高,技术手段先进,已经逐渐形成了“基层档案管理机构??文 件中心??档案馆”的“大文件”管理模式,这种档案信息管理模式通过建立档 案网站、数字档案馆等,实现档案信息跨系统、跨层次、跨地域的无缝连接,实 现了档案管理部门与涉档部门的档案信息的集中管理,为我国今后档案管理的转 型方向提供了借鉴和启示。 三、国内外的发展趋势 从目前国内外的档案信息管理研究总体上看,社会信息化视阈下我国档案管 理部门的档案管理理念仍然停留在传统的档案信息管理理念和思维方式上,没有 充分利用网络和现代信息技术,无法全面覆盖更多的档案管理机构的档案信息。 档案信息管理该如何转型、提出更符合社会信息化发展以及档案信息管理转型的 基本思路是今后研究的重点。档案信息管理今后的发展趋势在于充分利用信息技 术,逐步实现档案信息的“类聚”, 提供面向公众的档案信息服务,建立一个分 工合理、责任明确的档案信息管理理念和服务利用方式。 第三节课题研究的主要内容及研究方法 一、课题研究的主要内容 本课题以社会信息化视阈下档案管理转型研究为题,旨在通过对社会信息化 的定义纷争的阐述,探究社会信息化的定义及其意义。进一步分析社会信息化视 阈下档案管理转型的理论和技术动因,得出社会信息化视阈下档案管理转型的基 本含义。通过档案管理转型的缘起和动力来源的分析,以最大限度地实现档案管 理功能、服务社会为出发点,提出档案管理由传统的以“实体”为核心的实体管 理向以“信息”为核心的信息管理转型的基本思路,进一步详细阐述档案管理转 型的建设策略和应遵循的原则及需要注意的若干问题。全文主要分四章进行论述: 第一章:主要是通过分析和论证社会信息化的内容和意义,简要分析社会信 息化视阈下档案管理转型的理论和技术动因,并在充分具体论证分析的基础上, 明确提出了社会信息化视阈下档案管理转型的基本内涵构成等理论问题。 第二章:主要是通过对档案工作自身、档案管理和档案服务的特点的分析研 .气. 黑龙江大学硕士学位论文 究,笔者分两节阐述了社会信息化视阈下档案管理转型的缘起和动力来源,主要 是从社会环境、档案工作自身发展、资源整合等方面探究档案管理转型的缘起, 同时,从社会动力和内部动力两方面论述了档案管理转型的动力来源。 第三章:主要是详细阐述社会信息化视阂下档案管理转型的基本思路,结合 档案工作的实践,依托现代网络技术逐步实现档案管理的转型,充分发挥数字档 案馆和档案网站的功能,合理调整档案部门的职能以适应社会信息化的需要,分 阶段建立档案信息检索与利用服务中心。 第四章:主要是提出社会信息化视阈下档案管理转型应遵循的原则、建设策 略和需要处理的若干关系等,通过详细阐述和确定档案管理转型遵循的原则以保 障档案管理转型的顺利地开展和实践。 二、课题的研究方法 一文献追踪法。 通过查阅、收集、分析有关档案信息管理转型的学术文献材料,获取所需利 用的信息、知识、数据和观点,有重点地采纳文献中与本研究课题相关的部分, 从而为本研究提供了理论依据。笔者先找几篇与本课题有关的文章阅读,在阅读 中了解与此有关的范围,并从这些文章所列的参考资料中发现新的线索,再扩大 查找对象。通过这样的不断查找,笔者才能从众多与本课题相关的文献中检索出 对本课题有直接关系的文献资料。 --实然一应然分析法。 实然和应然即“是什么”和“为什么”,两者分别对应于人类迄今为止形成的 两大类型的知识积累:事实知识和价值知识。档案学既包括档案实体和技术层面 上的事实知识,也包括精神层面上的价值知识。档案学的实践需要实然的事实知 识和应然的价值知识的双重呵护,两者的分工大致是:前者生成旨在直接指导现 实操作的理论和依据,例如档案收集、整理和利用的实践操作需要相应的档案信 息资源建设和数字化技术等事实知识的回应,形成档案管理的基本理论;后者则 涉及到对档案学的精神提升,致力于思考档案学应该为社会记忆的留存发挥怎样 绪论 III 的作用,为档案学的发展指明了方向和目标。理论来源于实践,也是为了更好地 指导实践,本文通过分析社会信息化视阈下档案学基本业务和操作技术,意在提 出一个能够适应社会信息化发展的档案管理未来的发展趋势和建设模式。 三运用借鉴法。 在系统研读相关文献的基础上,借鉴相关的档案信息管理和服务模式和已有 成果,进行积极探索与创新,形成自己的观点。 第四节课题研究的创新点 本课题以社会信息化视阂下档案管理转型研究为课题,旨在通过对档案管理 转型的必要性和优势的分析,提出具有较高可行性和可操作性的档案管理转型的 模式即“以信息为核心”档案信息管理和服务方式,这种建设策略的提出,是为 了适应社会信息化视阈下,改变传统“以实体为核心”档案管理的理念,创新档 案管理方式,提高服务水平,提高档案管理工作的社会认同感,促进档案事业的 发展。因此,本课题的研究具有以下几点创新: 第一,针对社会信息化这一发展趋势,提出了档案管理要由传统的“以实体 为核心”的实体管理向以“档案信息为核心”的信息管理转型、工作的侧重点由 关注载体保管保存向关注信息传输共享转变的发展趋势。 第二,采用实然一应然分析法,通过分析社会信息化视阈下以“信息为核心” 的档案信息管理和服务方式的必要性和优势,意在提出一个能够适应社会信息化 发展的档案管理未来的发展趋势,通过理论指导实践,将应然转化为实然,为档 案学的发展指明了方向。 第三,在档案管理转型的建设策略中从理论上探讨了需要处理的若干关系, 如综合性档案馆与档案室和各类内部档案管理机构的关系、社会化服务与安档案 信息安全的关系、传统载体的档案与电子档案间的关系等。理论是实践的土壤, 只有不断完善相关理论的研究,才能应对新技术的冲击。因此,详细的理论研究 不仅为实践的方向提供了参考,而且有助于新理论在更大范围内传播。 黑龙江大学硕士学位论文 第一章社会信息化视阈下档案管理转型内容释义 纵观人类社会的发展历程,信息与信息技术对人类社会的作用和意义从未像 今天这样广泛而深刻。为了向人们描述信息社会的前景,日本学者梅棹忠夫于 1963年1月在《信息产业论》一文中首次提到了“信息化”的概念。近年来,我 国的综合国力不断增强,信息化步伐逐步加快,网络技术和信息技术得以广泛普 及,社会管理和社会服务的理念不断创新。 作为信息资源的重要组成部分之一,档案信息作为具有原始记录性的社会记 忆,在维系人类社会的时空统一性与整体联系性上具有不可替代的作用。我国已 初步建立起以国家档案局网站为主体,省级档案馆网为依托的档案网站群。一些 经济发达地区的档案馆充分利用信息技术逐步实现档案信息的数字化,建立起具 有地方特色的数字档案馆。档案管理作为一种重要的信息工作,“以实体为核心” 的传统档案管理理念和服务方式已经无法有效地满足公众的信息需求,随着档案 的来源与形式日益广泛和多样,社会信息化视阈下要打破传统的管理理念,向“以 信息为核心”的档案管理理念转变,逐步实现全社会档案的“类聚”,提供面向社 会公众的信息服务。因此,通过阐述和社会信息化的内容及意义,做出社会 信息化视阈下档案管理转型的内容释义成为关键之一。 第一节社会信息化及其意义 社会信息化是人类社会向信息社会迈进的过程,国内外的许多学者在不同时 期对社会信息化都做出过界定。探究社会信息化及其意义,能够更好地了解社会 信息化对社会管理和服务尤其是档案管理和服务产生的重要影响,预测档案管理 和服务未来的发展趋势,提高档案管理和服务工作的水平,扩大档案工作的社会 影响力。 一、社会信息化的各种纷争 随着社会信息化的不断发展和深入,学界对社会信息化的认识也在不断发展 和深入。在关于社会信息化的各种描述中,不同时期的作者持有不同的观点,可 谓智者见智、仁者见仁,在此详细阐述国内学者关于社会信息化的四种论述。 1.社会信息化是作为历史进程的社会信息化,作为发展状态的社会信息化, 作为发展体系的社会信息化,是信息化的过程、结果和结构。 ?作为历史进程的社会信息化??信息化的过程 在从工业社会或其他社会形态向信息社会过渡的进程中,最深刻的变化就是 社会信息化。社会信息化带动了社会其他方面的变化,使信息社会成为一种活生 生的现实。“化”是指一种趋势,一种进程,也指由一种特定的力量包括技术、 观念、文化和自然气候等引起的持续的改造状态。社会信息化是从其他社会形态 向信息社会过渡和转变的历史过程 ?作为发展状态的社会信息化??信息化的结果 与社会物质化相对而言,社会信息化是信息社会的最根本标志。社会信息化 是对社会材料、能源即以物质为基础的发展态势,向以信息、材料并立而信息更 具有基础性的发展态势的一种描述和表征。在某种意义上,社会信息化就是对比 于工业化而言的一种新的经济与社会格局和文化发展阶段。 ?作为发展体系的社会信息化??.言息化的结构 作为信息化的物质形态,或者从技术层面理解,所谓“硬信息化”即为了赢 社会政治、经济、文化等活动的需要,以信息基础设施建设为标志的信息技术在 社会领域的全面推广,从而成为社会演进的技术基础和支持力量。作为信息化的 现实价值,或者从社会学层面理解,所谓“软信息化”即为更大规模地生产、存 储、传播和创造新知识,以信息管理和服务为标志的信息资源与社会活动的深度 融合,从何根本性改造社会生活的信息环境和发展环境。 具体的说,社会信息化有企业信息化、政府信息化、家庭信息化、商业信息 化、校园信息化、教育信息化、产业信息化、工业信息化、农业信息化、军事信 息化、经济信息化等多种形态。社会信息化不同社会经济部门和区域新型化形成 的发展体系,作为一个结构型概念框架,社会信息化不仅具有区域性特征,还具 有国家信息化、区域信息化、城市信息化等概念。 从社会经济部门上讲,主要包括: 第一,经济信息化,即在社会经济活动中信息发挥着巨大的作用并成为社会 .q. 黑龙江大学硕士学位论文 经济生产力的有机构成,信息经济水平代表并制衡着社会经济水平,经济生产方 式、社会产业结构、经济生产部门的信息化构成了经济信息化的主要方面。 第二,生活信息化,即在社会文化活动中信息成为了重要的媒介和手段,信 息工具的更新和利用完全改变了人们的生活方式,从娱乐休闲到人际交流,从工 作学习到自我修养,社会生活已经融入了信息与信息工具的时代。 第三,管理信息化,即社会管理诸领域中信息作为不可缺少的资源和力量, 借助于社会信息管理促进着社会宏观运作和微观联结,使管理活动在快捷、方便、 实效的态势上运转?。 2.社会信息化??信息化的高级阶段。它是指在人类工作、消费、教育、医 疗、家庭生活、文化娱乐等一切社会活动领域里实现全面的信息化。社会信 息化 是以信息产业化和产业信息化为基础,以经济信息化为核心向人类社会活动的各 个领域逐步扩展的过程,其最终结果是人类社会生活的全面信息化,主要表现为 信息成为社会活动的战略资源和重要财富,信息技术成为推动社会进步的主导技 术,信息人员成为领导社会变革的中坚力量@。 3.社会信息化是指在全社会包括经济、政治、文化、生活等各个方面广泛应 用现代信息技术,有效开发和利用信息与信息资源,促进经济发展和社会进步的 过程。具体表现在:在工业化过程中,逐步提高信息经济在国民生产总值中的比 重,直至占主导地位;加快国民经济各部门之间、部门内部以及企业之间的信息 交流,是指适应新技术和不断变化的市场需求,通过国民经济信息化加快经济运 行,推动信息增长;发展信息产业,改变产业结构,加快产业的信息化进程;加 快信息技术的发展及信息技术的应用,不断改善之城信息处理的硬件化晶核软件 环境,通过应用,促进社会生产力的进步;强化社会信息意识,培养人的信息技 能和信息素养,早就专门化的信息人才,包括信息技术、信息应用和信息管理人 才,营造社会信息环境。因此,社会信息化是一信息技术为依托,以经济信息化 为主体,以经济和社会发展为目的的社会变革,是对信息和信息资源占主导地位 。党跃武。谭祥金《信息管理导论》【M】.高等教育出版社2006年1月第2版 。刘红军《信息管理概论》【M】.科学出版社2008年7月第1版 -lO- 第?章社会信息化视阈下档案管理转型内容释义 一 的社会发展态势的一种描述,是进入信息社会的必由之路?。 4.社会信息化是以信息技术及设备、信息应用系统等来装备社会各个领域, 是信息资源得以充分开发并畅行无阻,从而使全社会过渡到信息社会的过程。社 会信息化是一个过程,也是一种手段,其目标就是使整个社会进入信息社会。 社会信息化的主要内容分为两个方面。首先,从信息化概念的角度来解读, 社会信息化包括八个方面,即信息资源、信息技术、信息设备及装备、信息产业 及集团、信息网络及信息应用系统、社会信息需求程度及利用水平、信息化人才、 信息政策法规及标准。 其次,从社会不同领域的层次解读,社会信息化包括四个层次,分别为核心 层、中间层、最高层、边缘层。其中,核心层是构成信息化的最基本单元,包括 产品信息化、企业信息化、产业信息化、电子支付、政务信息化、科教信息化、 家庭信息化、院校信息化、军队信息化、医疗信息化。中问层是沟通核心层和最 高层的过渡,包括经济信息化、社区信息化、国防信息化、政府信息化、科教信 息化。最高层是通过建立各种信息网络,把整个社会的各个系统,如经济、科技、 教育、均是、政务、日常生活等有机联系起来,是全社会达到社会信息化这一高 度。边缘层是从核心层到最高层演进过程中所要采取的步骤或措施,目的在于抓 住亮点,各个突破,以达到全面发展。边缘层具体包括领域信息化和区域信息化 两个方面@。 二、社会信息化的意义 通过比较社会信息化的不同含义界定,笔者认为,社会信息化是人类社会由 工业社会或其他社会形态向信息社会过渡的过程,这个过程是以信息和信息 资源 为基础,在政治、经济、文化、生活等各个方面,广泛应用现代信息技术,最终 实现人类社会生活的全面信息化的一种发展态势。由此可见,社会信息化不仅对 一个地区甚至是对人类社会都具有十分重要的意义。 首先,社会信息化使得信息在人们日常生活中有着越来越重要的地位。信息 ?柯平.高洁《信息管理概论》【M1.科学出版社2002年10月第1版 8王英玮《信息管理导论》[M】.中国人民大学出版社2010年4月第1版 .11? 黑龙江大学硕士学位论文 作为一种重要的社会资源和生产资源,社会对信息的重视程度不断提高,信息的 采集、整理和发布已成为常态,信息消费也成为了一种重要的消费方式。档案信 息作为信息资源的重要组成部分,无论是社会性、历史性、确定性还是原始记录 性等特性,都决定档案信息在社会不断发展和进步的过程中将越来越得到重视, 发挥越来越大的作用。 其次,社会信息化促进了社会管理和社会服务的信息化。社会信息化已成为 一种整合资源和推动社会进步的力量,不仅融入人们的社会生活,而且增强 政府 的管理和服务职能,提高了全社会的生活和工作效率。社会管理的目的是通过提 高社会服务的水平,提高人们的生活水平和生活质量。社会管理信息化就是要政 府和企事业单位的服务窗口机构,充分应用现代信息技术,整合所在地区的管理 机构,充分发挥其社会职能,不断提高社会行政效率,同时规划和建设信息基础 设施建设,提供良好的网络环境,为社会服务信息化奠定基础。 再次,社会信息化改变了人们的社会生活方式,推动了社会生活的信息化。 在物质生活资料和精神生活资料中,信息产品不断增多,更新速度也越来越快, 人们习惯于社会信息化给生活带来的方便和快捷,满足于信息产品带来的新鲜感 和体验感。随着网络的普及,不仅改变了原有的劳动方式,而且提高了人们的生 活质量,扩大了获取信息的时间和空间范围。 第二节社会信息化视阈下档案管理转型的基本内涵 社会信息化视阈下的档案管理转型一方面有社会管理、信息管理等理论动因 的有效推动,另一方面还有信息存储技术、信息传递技术、信息检索技术等一系 列技术动因的可靠支撑。理论动因和技术动因的共同推动,社会信息化视阂下档 案管理转型成为可能。 一、社会信息化视阈下档案管理转型的理论和技术动因分析 一理论动因分析 在党的十六届五中全会上,我党提出建设社会主义和谐社会的概念,建设和 谐社会必须加强建设和完善社会管理体系。社会管理主要是指社会管理主体,一 黑龙江大学硕士学位论文 理转型是以社会信息需求为导向,以现代信息传播技术为手段,集成整合全社会 的档案信息,覆盖科教文卫等更多档案管理机构的信息,以档案网站、数字档案 馆等数字信息服务平台为基础逐步实现全社会档案信息的“类聚”,成为档案信息 资源的汇集和研究中心,提供面向公众的档案信息服务,建立一个分工合理、责 任明确的档案信息管理理念和服务利用方式。 社会信息化视阈下的档案管理转型体现档案管理的特殊性。社会信息化视阈 下档案管理转型,并非~味的效仿信息管理,仅仅利用信息管理的技术和手段, 单纯地追求档案信息的高效利用,忽视对档案实体的保管、保存,脱离档案管 理 的职能。社会信息化视阈下的档案管理转型,各级综合档案馆和各类档案管理机 构在充分履行档案管理职能的基础上,利用网络搭建互动、沟通的平台,改变以 往通过“预测”方式开展服务的方向,深入研究社会公众的需求趋向,以政府信 息公开为契机,以丰富的档案信息为基础,以信息技术为手段,利用网络传输渠 道,拓展服务渠道和范围,建立分布式数据库,满足社会公众的档案信息利用需 求,开展有针对性、有效性的信息服务。建立覆盖人民群众的档案资源体系,建 立方便人民群众利用的档案利用体系,建立确保档案安全保密的安全体系。 社会信息化视阈下的档案管理转型是对档案实体和信息的多重关注。传统的 档案管理理念和方式仅仅重视对档案实体和原件的保管、保存,使得档案信息难 以在更广的社会范围内利用,发挥更大的作用,忽视了档案信息的时效性。社会 公众利用档案信息一般是就近到馆利用,一份档案在同一时间和地点只能提供一 人进行阅览服务,无法突破时间和地域的限制,档案信息服务渠道比较单一, 档 案利用范围有限。社会信息化视阈下的档案管理转型是在做好档案实体保管、保 存的基础上,适应社会信息化的需要,改变原有的思维方式、工作模式、管理方 法,深入调研那些公众需求量大、已公开的档案信息,尤其是目前社会需求迫切 的医疗档案、教学档案等,以信息技术为手段有针对性地逐步实现档案信息化、 数字化,在遵守保密制度和保障信息安全的前提下利用网络技术实现这些档案信 息的“类聚”,扩大档案的管理和利用范围,使得一份档案文件信息可以通过计算 机检索系统同时为多人提供阅览服务,还可以借助档案网站、电子邮件等方式为 .14. 第?章社会信息化视阈下档案管理转型内容释义 异地用户提供远程服务,提供档案信息的查询、浏览或下载,实现跨地域、跨时 间的档案信息的无缝连接,为更多的用户提供本地或远程的档案信息服务,充分 实现档案信息的时效性,使其作用从形成机关扩展到全社会。 社会信息化视阂下的档案管理转型有助于实现档案管理功能的拓展。社会信 息化视阈下的档案管理是在充分发挥档案“整个生命周期”对组织事务和管理活 动的管理职责和效用的基础上,有效整合社会急需的、分散保存在各种档案信息 管理机构的档案信息,提高档案信息内容的系统性、及时性;随着信息技术的广 泛应用、社会管理模式及社会组织的体制变迁,档案管理应超越档案部门分工的 历史模式的约束,把管理系统扩展到更大范围,以更全面的眼光审视档案管理功 能,使档案信息资源不仅仅称为形成者自身或该区域的价值所在,而是成为一个 地区或国家的社会历史记忆。 本章小结 本章对社会信息化视阈下档案管理转型中的社会信息化、档案管理转型做了 详细地阐述和释义,首先在第一节阐述了社会信息化及其意义,在第二节简述了 社会信息化视阈下档案管理转型的理论和技术动因,笔者界定了社会信息化视阈 下档案管理转型的涵义及内容。具体包括: 第一,通过阐述四种比较全面的社会信息化的定义,笔者总结和概括了社会 信息化的定义和意义。社会信息化不仅改变人们的日常生活,而且改变档案信息 管理和服务的理念和方式。 第二,对社会信息化视阈下档案管理转型的理论和技术动因进行分析,一方 面简要介绍社会管理理论和信息管理理论,另一方面阐述档案管理和服务相关的 信息技术,这些理论和技术动因为社会信息化视阈下档案管理转型奠定理论和技 术基础。 第三,详细阐述社会信息化视阈下的档案管理转型的含义和内容,即并非一 味的效仿信息管理,仅仅追求档案信息的高效利用,忽视对档案实体的保管、保 存,脱离档案管理的职能;亦非仅仅重视对档案实体和原件的保管、保存,使得 黑龙江大学硕士学位论文 档案信息难以在更广的社会范围内利用,发挥更大的作用,忽视了档案信息的时 效性,而是在加强档案实体的保管保存的基础上,遵循保障安全的原则,利用信 息技术和网络技术等手段实现分散在不同系统、不同机构的可提供开放利用的档 案信息的集成、类聚、序化、整合,满足多样化的档案信息需求,拓展多样化 的 信息服务渠道,实现档案信息的社会化利用。 第二章社会信息化视阈下裆案管理0跨型的缘起和动力来源 第二章社会信息化视阈下档案管理转型的缘起和动 力采源 自日本学者梅棹忠夫在1963年提出信息化的概念以来,世界各国都掀起了 信息化的浪潮,许多发达国家走在了信息技术的前列。我国最为世界上人口最多 的发展中国家,尽管我国的信息化建设起步较晚,信息化发展尤为迅速。随着近 年来我国综合国力的不断增强,社会信息化的建设也在不断深入,信息政策制定 不断完善,信息化发展方向逐步明确。国外信息化的环境的不断变化、国内信息 政策的有效引导和公众信息意识的日益增强等成为社会信息化视阈下档案管理转 型的推动力。一方面,通过探寻社会信息化视阈下档案管理转型的缘起,借鉴国 外尤其是美国等信息化水平较高国家的信息化建设经验,将其经验进一步“中国 化”,适应我国社会信息化的发展需要。另一方面,紧跟近年来我国政府信息公开, 构建和谐社会的政策引导,从国内政策环境和档案工作自身改革的角度,明确转 型的动力来源,为社会信息化视阈下档案管理转型的进一步发展奠定基础 第一节社会信息化视阈下档案管理转型的缘起 一、适应社会信息化的需要 自社会信息化理论提出以来,全球信息化不断快速发展。美国作为世界上最 早进行信息化建设的国家,1969年就开始普及互联网,1993年前总统克林顿为满 足信息化增长的需要,提出“信息高速公路”的计划。继美国之后,许多发达国 家如日本、加拿大、韩国、欧盟等也相继提出了相关的信息基础设施建设的计划。 与发达国家相比,我国的信息化建设起步较晚。但是,改革开放以来,我国经济 的快速发展,信息化建设得到政府的高度重视和财政的大力支持,信息化建设逐 步与国际接轨。根据国家五年规划确定的具体目标,信息基础设施建设进程不断 加快,我国的省会城市、直辖市和经济较发达地区的县市已基本普及了宽带互联 网。随着技术的改造和升级,带宽和网速也将不断提升,国家针对未来的发展方 向提出三网即电信网、广播电视网、互联网融合的规划,社会公众利用网络获取 黑龙江大学硕士学位论文 所需信息将逐渐成为一种生活方式和生活习惯。社会信息化视阂下的档案管理转 型就是适应社会信息化的需要,改变原有的思维方式、工作模式、管理方法,深 入调研那些公众需求量大、已公开的档案信息,尤其是社会需求迫切的医疗档案、 房产档案等,以信息技术为手段有针对性地实现信息化、数字化,通过便捷的网 路服务提供档案信息的查询、浏览或下载,有效地满足社会各方面的档案信息需 求,突破时间和地域的限制,充分实现档案信息的时效性,使其作用从形成机关 扩展到全社会。 二、扩大档案信息的管理和利用范围的需要 随着我国经济社会的快速发展,与经济生活、社会发展的档案信息不断增多, 电子文件数量也逐年增多。根据有关规定,我国县级以上综合档案馆现阶段的接 收范围为所属一级机构的档案和有代表性的二、三级机构的档案,馆藏范围主要 以政府文件为主。许多分散保存在不同机构、系统的专门档案如病例档案、教学 档案、婚姻登记档案、诉讼档案等民生类档案符合已开放条件,但这些公众需求 量大的档案如果收集进馆会给档案馆造成很大的负担,档案馆需要耗费大量的人 力和物力对其进行管理。因此,这些二三级机构的档案,社会公众无法到馆利用, 档案信息的管理和利用范围不丰富。 另一方面,社会公众利用档案信息一般是就近到馆利用,一份档案在同一时 间和地点只能提供一人进行阅览服务,无法突破时间和地域的限制,档案信息服 务渠道比较单一,档案利用范围有限。社会信息化视阈下的档案管理转型就是要 通过信息技术逐步实现档案信息化和数字化,在遵守保密制度和保障信息安全的 前提下,利用网络技术实现这些档案信息的“类聚”,扩大档案的管理和利用范围, 使一份档案文件信息可以通过计算机检索系统同时为多人提供阅览服务,还可以 借助档案网站、电子邮件等方式为异地用户提供远程服务,实现跨地域、跨时间 的档案信息的无缝连接,为更多的用户提供本地或远程的档案信息服务。 三、档案信息资源整合、发挥综合效应的需要 根据文件生命周期理论,文件从机构信息到档案分为两个保管阶段,在档案 第二章社会信息化视阈下档案管理转塑的缘起和动力来源 室保管阶段档案信息是按问题集中,移交档案馆后按全宗整理,不同系统和机构 的档案管理部门间“条块分割、各自为战”,使得档案信息内容无法链接,造成信 息孤岛。“以信息为核心”的档案管理转型的重要内容是通过档案信息资源的有效 整合,逐步实现档案信息的数字化、网络化利用,促进档案开放,为社会公众利 用、为经济发展服务。在符合保密和开放条件的前提下,根据社会需要、形成主 体、反映对象等以数字化、网络化形式对各级综合档案馆和各类内部档案管理机 构的档案信息进行系统整合,形成对档案信息资源的集约化管理,实现档案信息 资源的优势互补,更多的开放档案可以通过网络为公众提供利用,发挥档案的综 合效应。 要实现档案信息资源的有效整合,前提是必须实现档案数字化,在数字化的 过程中要根据性、安全性、效益性的原则,逐步实现档案信息的数字化转换。 各级综合档案馆和各类内部档案管理机构要充分利用计算机技术和网络通信技 术,建立起数字档案信息服务平台,实现档案信息的“类聚”,建立本区域内的档 案信息检索与利用服务中心,并与其他区域的档案信息检索与服务中心相链接, 形成具有一定规模的数字档案馆群,将可以公开的档案信息在网上发布和提供利 用,实现档案信息的有效利用。同时,根据信息需求的不断变化,调整馆室 藏和档案信息的数字化转换进程,针对某一专题通过网络提供广度和深度的信息 服务,以避免浪费不必要的人力、物力。数字档案馆和档案网站的建设,不仅有 利于档案信息资源整合,而且有利于各级综合档案馆和各类内部档案机构宣传自 己,提高自身的知名度,又能够增强与外界的沟通和联系,扩大社会影响,增强 社会效益。 第二节社会信息化视阈下档案管理转型的动力来源 从《政府信息公开条列》的颁布到“三个体系”建设的提出,从政府政策的 引导到档案工作自身的改革愿景,从构建和谐社会到公民信息意识的不断提高, 从社会动力到档案工作内部动力,推动社会信息化视阈下档案管理转型由理论设 想向实践操作迈进一大步。 黑龙江大学硕士学位论文 一、社会信息化视阈下档案管理转型的