信封打印模板批量信封打印

信封打印模板批量信封打印 >如果你在做这样的工作:为每一个客户打印信皮儿、为每一个员工打印关饷条、为每一个学生打印证书、向每一个参加会议的人发送电子邮件…就会被庞大的数值量导致的巨额加班工作彻底吓倒:客户的数量可能是几百个甚或上千个,每一个人的地址都不同样;员工的数量也不少,每一个人的关饷都不同样;学生的证书包含的姓名、测验科目等都不同样;参加会议的人到会时间和住宿安排各不相同…尽管公司的数值库或excel中已经有了现成的数值,但是,要基于这些数值制作各式各样的文档、邮件或报告,用复制/粘附的老办法吗?没有人会傻到这种程度,准备熬几个通宵来做这样的重恢复工作作。当你遇到繁琐的重恢复工作作时,office一定有好的解决办法。>>解决上述各种问的锦囊妙计就是”邮件归并”,它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效率。>>批量制作信皮儿如果要向每一个客户发信,就需要为每一个客户打印信皮儿。要是用手抄信皮儿的土办法,不仅容易出错,还会效率低下,极度疲劳。>>用邮件归并就简单多了:首先需要在word中制作出一个信皮儿文档,这个文档称作”主文档”。然后将它与存放客户数值的excel表或数值库成立毗连关系,存放数值的文件称作”数值源”。最后将主文档和数值源归并,就能成批制作出所需的信皮儿了,并且 每一个信皮儿上的收信人地址等内容是不同样的。>>预设信皮儿哄骗向导可以轻松地预设信皮儿。从菜单选择【工具】|【信函与邮件】|【中文信皮儿向导】命令,north face backpacks,显示信皮儿制作向导,如图1所示。>>图1信皮儿制作向导单击【下一步】按钮,选择信皮儿样式,如图2所示。在”信皮儿样式”中,cheap ugg boots,可从下拉列表中选择与您手边的信皮儿尺寸规格相同的信皮儿。>>图2选择标准信皮儿样式单击【下一步】按钮,选择生成信皮儿的方式,如图3所示。由于目前只需制作一个信皮儿作为邮件归并的主文档,因此选择”生成单个信皮儿”即可。还可以选中”打印邮政编码边框”选项。>>图3怎样生成信皮儿单击【下一步】按钮,输入收件人的姓名、地址和邮编,如图4所示。由于此信皮儿是主文档,供未来批量生成的信皮儿做模板,因此无需填写姓名和地址等信息,按图示填写提示文字即可。>>图4输入收件人的姓名、地址和邮编>>单击【下一步】按钮,输入寄信人的姓名、地址和邮编,如图5所示。未来批量生成的每一个信皮儿上都需要填写同样的寄信人信息,air max 1shoes,按图示填写不错的寄信人信息即可。图5输入寄信人的姓名、地址和邮编单击【下一步】按钮,完成信皮儿的制作,womens mbt shoes,如图6所示。>>图6完成信皮儿的制作单击【完成】按钮,即可获得制作好的信皮儿,如图7所示。>>图7制作好的信皮儿这个信皮儿文档就是邮件归并功能中需要施用的主文档。主文档中要预先预设好文档的格式和页面配置,并预先填好未来在批量生成的每一个文档中呈现的内容相同的文字 (例如:发件人的地址、姓名和邮编)。在批量生成的每一个文档中内容不同的部分可以输入提示性文字(例如:城市、地址等)。>>按照上述原则,只需在”姓名职务”后添加一个”收”字,以便让它呈此刻之后生成的每一个文档中。其他文字都已经在向导中添加完毕。>>用”邮件归并向导”批量生成文档在进行邮件归并之前,可以先浏览一下数值文件。数值文件一般可所以excel表格、access数值库或word表格,甚或还可以来自sql server或oracle数值库。本例以excel文件作为数值源,如图8所示。>>图8作为数值源的excel文件用作数值源的文档,应在第1行存放每列数值的标题,数值按行依次摆列在表格中。>>浏览完数值之后,就可以关闭数值文档了。邮件归并时会自动打开该文档。>>从菜单选择【工具】|【信函与邮件】|【邮件归并向导】命令,在右侧的任务窗格中会显示邮件归并的步骤,如图9所示。>>邮件归并的第1步是选择文档类型,共有”信函、电子邮件、信皮儿、标签和目录”等类型。本例选择”信函”类型即可(如果选择”信皮儿”类型,则会新建一个信皮儿并删除当前文档中的内容。如果信皮儿是特殊尺寸,没有办法领先的”信皮儿制作向导”中选取适合的信皮儿,可以在这里制作特殊信皮儿。)>>单击”下一步:正在启动文档”,显示步骤2,如图10所示。在步骤2中可选择起头文档(主文档),选择”施用当前文档”即可。>>单击”下一步:选取收件人”,显示步骤3,如图11所示。在步骤3中可选择收件人(数值源),选择”施用现有列表”即可,表示施用现有的excel或数值库等文件作为数值源。>>图9选择文档类型图10选 择起头文档图>>图11选择收件人单击如图11所示中鼠标指针所在位置的”浏览”命令,显示”选取数值源”会话框,如图12所示。>>图12选择数值源找到数值文件所在的位置,本例的数值文件是”客户.xls”,选中文件后单击【打开】按钮,显示”选择表格”会话框,如图13所示。>>选中”客户信息”表,单击【确定】按钮,显示”邮件归并收件人”会话框,如图14所示。在这个会话框中列出了excel表中的数值,可对于数值进行用筛子选,只选择某些数值进行邮件归并。例如,如果只希望给所有华北地区的客户发送信件,可单击”地区”列标题右侧的三角学形箭头,并选择”华北”,如图14所示。>>图13选择表格图14用筛子选数值单击【确定】按钮,完成数值源配置。>>在如图11所示的任务窗格中单击”下一步:撰写信函”,显示步骤4,如图15所示。>>图15撰写信函在文档中选中”邮政编码”处的提示文字,如图16所示。>>图16选中提示文字在如图15所示的任务窗格中单击”其他项目”命令,显示”插入归并域”会话框,如图17所示。其中所列的域分别对于应excel表中的每列标题。选中”邮政编码”,并单击【插入】按钮,即可用域替代被选中的提示文字。域中的内容会在以后归并时采用数值源中的数值自动变化。>>图17插入归并域用同样的方法分别选中文档中的”城市地址”、”姓名职务”等提示文字,并在如图15所示的任务窗格中单击”其他项目”命令,分别插入”城市”、”地址”、”联系人姓名”和”联系人头衔”域。此时主文档中的提示文字全部被域替代(灰色底纹表示其中的内容是域,在归并之后不会显示或打印出来),域中的数值将是可变数 值,如图18所示。>>图18插入归并域后的主文档在如图15所示的任务窗格中单击”下一步:预览信函”,显示步骤5,如图19所示。单击如图19所示中鼠标指针所在位置的箭头,即可预览行将生成的每一个信皮儿中的内容,如图20所示。在预览时如果希望未来生成的信皮儿中不包含个体收件人,可在预览到该收件人时,在如图19所示中单击【排除此收件人】按钮。>>图19预览信函图20预览效果>>在如图19所示的任务窗格中单击”下一步:完成归并”,显示步骤6,如图21所示。图21完成归并如果要直接打印归并后的所有信皮儿,可在如图21所示中单击”打印”命令。也可以在如图21所示中单击”编辑个人信函”命令,显示”归并到新文档”会话框,如图22所示。可选择归并全部数值或指定范围的数值。本例选择”全部”。>>图22归并到新文档归并后的新文档如图23所示,其中包含了每一个客户的信皮儿。注重凡是归并域的位置,都会自动采用excel表格中的数值,凡是录入的文字,都会原样保留在每一个信皮儿中。>>图23邮件归并后的新文档如果对于归并后的文档不称心,可以回到主文档进行修改,然后重新归并。>>如果以后时常要针对于同一数值源进行同样的邮件归并(例如下次要给所有的东北客户发送信件),不必每次重新预设主文档,只需将当前的主文档保存,以后打开主文档时会自动链接到数值源。在邮件归并向导的步骤5中单击”编辑收件人列表”命令,如图19所示,即可用筛子选不同的数值进行归并,discount ugg boots。>>邮件归并功能将word文档和存储数值的文档或数值库毗连在一起,成批地将数值填写到文 档的指定位置,从而极大地提高了批量文档的制作效率。数值量越 大,这种效率的晋升越显著。比起采用抄写或复制/粘附的方法,效 率的晋升远远不止一百倍。>