文件存档方法文件存档方法
1、分类
各部门在做好平时文书材料收集、分类工作的基础上,将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开:
(1)分年度:将文书材料按其形成或针对的年度分开。
(2)分类别:将文书材料按其内容所反映的问题分开。
2、编目
(1)卷内文书材料排列
卷内文书材料排列前,要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。排列时,根据文书材料的形成时间和彼此联系进行排列。排列时,批复在前,请示在后;正件在前,附件在后。
(2)编页号
卷内文书材料排列完毕后,要在文...
文件存档方法
1、分类
各部门在做好平时文书材料收集、分类工作的基础上,将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开:
(1)分年度:将文书材料按其形成或针对的年度分开。
(2)分类别:将文书材料按其内容所反映的问题分开。
2、编目
(1)卷内文书材料排列
卷内文书材料排列前,要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。排列时,根据文书材料的形成时间和彼此联系进行排列。排列时,批复在前,请示在后;正件在前,附件在后。
(2)编页号
卷内文书材料排列完毕后,要在文书材料中有字迹和图表的页面,一页编一个号,即页号。页号的位置,正面在右上角,反面在左上角。
(3)编卷内文件目录
卷内首页为文件目录表,以便查询相关文件
卷内文件目录的式样如图所示:
卷内文件目录
序号 文号 题名 日期 份数 备注
1 15--1 学生申诉
实施办法 2009.9 1
2 15--2 信封投诉案件处理通知书 2009.11 1
3
4
填写方法是:
序号:卷内文书材料依其排列先后填写序号,其卷内文书材料的件号应与序号一致。
文号:填写卷内文书材料上标注的发文字号。
题名:即文件标题,一般照实抄录。
日期:填写形成文书材料的年、月、日。 份数:卷内每份文书材料的保存份。 备注:对卷内文书材料作必要说明。 (4)编制卷内备考表
卷内备考表的式样如图所示:
卷内备考表
本卷情况说明:
立卷人:
立卷时间:
填写方法是:
本卷情况说明:填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
立卷人:完成立卷后,由责任立卷者签名。 立卷时间:填写立卷完成时间。
(5)填写档案盒封面
填写方法是:
档号:各处室根据现有文件自行编号。
档案馆(室)号:各部门的档案在整个学院的编排序号。
缩微号:一般不填。
案卷题名:准确概括本卷文书材料主要内容和文种。标示主要内容时,要准确、简明;文种即卷内文书材料的名称。
编制单位:制作本档案部门的全称。
编制时间:填写卷内最早一份和最迟一份文书材料的形成日期。
保管期限:长期。
密级:
(7)填写档案盒书脊
填写方法是:
为了使字体清晰,便于查找,加强统一性,书脊的所有填写字样一律为打印,不得手写。
档号:各处室根据现有文件自行编号,要与档案盒封皮的档号、卷内文件目录的编号相一致。(打印字体为黑体,小一)
案卷题名:标示主要内容时,与档案盒封皮的案卷题名相一致。(打印字体为黑体,一号,且用矩形框包围,矩形框的大小为长5厘米,宽10.5厘米)
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