外贸英语跟老外沟通绝招

外贸英语跟老外沟通绝招 来源：外贸论坛（http://bbs.sfyh.com ） 外贸英语跟老外沟通绝招 第 1招 妥善安排会面的约定 —I’d like to make an appointment with Mr. Lee. 当你到海外出差，顺道拜访客户时，必须先以书信通知对方。出国以前 再以 Telex 或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访，也要 通过对方的秘书安排，告诉 她："I’d like to make an appointment with Mr.Lee."（我想和李先生约见 一次。）让对方对你的造访有所准备，才会有心情和你洽谈。 第 2 招 向沟通对手示善意与欢迎 --I will arrange everything. 如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便，能使沟通一开始便在友善和谐 的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他： “I will arrange everything." (我会安排一切。）不但表现出你的诚意，也能 使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通。 第 3 招 沟通进行中应避免干扰 —No interruptions during the meeting! 如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过程中做不 必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。 第 4 招 遵守礼仪 --Behave yourself! 沟通时，仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态，这样可以增加人们 对你的好感，提高你的沟通效率。此外，坐姿不良，在对手讲话时左顾右盼，都 足以使人对体产生不良的印象，而减低与你洽谈的兴致。 第 5 招 适时承认自己的过失 --It’s my fault. 如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满歉意的 “I’m sorry. It’s my fault."（对不起，是我的错。）通常能够获得对方的 原谅。就算他实在很懊恼，至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解，只能火 上加油，扩大事端。 第 6 招 抱怨不是无理取闹 —I have a complaint to make. 以激愤的语气向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使结果适得其反。服 务员上错了菜，旅馆女服务员忘了整理你的房间，送来的货物根本不是你订单上 外贸英语跟老外沟通绝招 所指明的东西等情况，着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题，不如心平气和 而语气坚定地告诉对方 "I have a complaint to make.”（我有怨言。）然后告 诉他所发生的事。 第 7招 资料须充实完备 —We have a pamphlet in English. 具 体 的 物 品 通 常 比 口 头 描 述 更 有 说 服 力 。 当 客 户 听 到 你 说 "We have a pamphlet in English ． " （ 我 们 有 英 文 的 小 册 子 。） 或 "Please take this as a sample"（请将这个拿去当样品。）时，一定会兴趣 大增，进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面，便能有问 必答。这在商务沟通上是非常有利的。 第 8 招 缓和紧张的气氛 --How abouta break？ 当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时，做无意义的僵持是无法获得令人 满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break？”（休 息一下如何？）对方必能欣然接受，紧张的气氛也立刻得以经解。当你们再回到 会议桌时，也能以清晰的思路继续沟通。 第 9 招 做个周到的主人 —You can use our office equipment if necessary. 如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手提供舒适的场所以外，更应 该尽量配合对手，向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如，大大方方地告 诉他“ You can use our office equipment if necessary.”（如果必要的话， 您可以使用我们的办公室设备。）协助对手对沟通内容做正确的衡量，其结果可 能也是对己方极为有利的。 第 10 招 询问对方的意见 —What is your opinion? 每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了说出自己 的想法以外，随时可加上一句“What is your opinion？”（你的意见是？）或 “ I’d like to hear your ideas about the problem．”（我想听听你对这 个问题的看法。）不但让对方感觉受到重视，更能使你们因思想的交流而逐渐达 成协议。 第 11招 清楚地说出自己的想法与决定 —I think I should call a lawyer. 如果在沟通场合中，你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方听得满头 雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致。 试想假如你在向警察描述车祸的发生时，不能提醒他“Ihad theright-of-way." （我有优先行驶权。）或没告诉他“ I think I should call a lawyer."（我想 我该叫个律师。）你也许因此而吃了大亏。还有很多情况是特别需要提供详实资 外贸英语跟老外沟通绝招 料的，例如：向医生叙述你的病痛，告诉理发师你所要的发型，向客户讲解产品 的特性等。平常多注意英美人士对这类场合的应对，您这方面的英语一定会大有 进步！ 第 12 招 找出问题症结 --What seems to be the trouble？ 任何一个冲突或误解的产生，都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你 的公司订货？为什么对方不能达到你的？这种情况发生时，要立刻积极地探 索原因。向对方探询“What seems to be the troubte？”（有什么困难吗？） 或问一句“Is there something that needs our attention?" 有什么需要我 们注意的吗？）都能表示你对事情的关切。知道问题的症结，才有办法进行沟通。 第 13 招 要有解决问题的诚意 —Please tell me about it. 当客户向你提出抱怨时，你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他 提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Please tell me about it”（请 告 诉 我 这 件 事 的 情 况 。 ） 或 “I’m sorry for my error and assure you I will take great care in pe rforming the work”（我为我的错误感到抱歉，并向您保证，我会尽全力处理 此事。）令对方觉得你有责任感，也会恢复对你的信任。 第 14招 适时提出建议 --We＇ll send you a replacement right away. 当损失已经造成时，适时地提出补救方法，往往能使沟通免于陷入僵局，甚 至于得以圆满地达成协议。例如：你运送到客户手上的货物，的确不是订单上所 标 明 的 ， 而 你 又 能 立 即 向 他 保 证 "We ＇ ll send you a replacement right away." （我们会立即寄给您一批替换品。） 或 者 告 诉 他 “We can adjust the price for you if you keep the material．”（如果您 留下这批材料，我们可以为您调整价格。）那么，客户心中的忧虑必定立刻减半， 而愿意考虑您的提议。 第 15 招 随时确认重要的细节 —Is this waht we decided? 商务洽谈中，一牵扯到金额、交货条件和日期时，除了洽谈当时要用口头复 述加以确认外，合约拟好后，更要详细地过目一遍。一旦发现疑点，应立刻询问 对方“Is this what we decided? ”（这是我们说定的吗？）合约内容真的错 得 离 谱 ， 就 应 告 诉 对 方 “I ＇ ll have to return this contract to you unsigned."（我得将这份合约退还 给你，不能签名。）以示抗议。任何合约上的问题，宁可罗嗦一点，也决不可含 糊。 外贸英语跟老外沟通绝招 第 16 招 听不懂对方所说的话时，务必请他重复 —Would you mind repeating it? 英语不是我们的母语，听不懂是很自然的。听不懂又装懂，那才是有害的。 其 实 请 人 家 重 复 或 再 讲 清 楚 一 点 并 不 难 ， 你 只 要 说”Would you mind repeating it?"（您介意再讲一遍吗？），相信对方不但会 再说一遍，而且连速度都会放慢些。如果你还是没听懂，那么仍然要用这个老方 法：“Could you explain it more precisely?”（您能解释得更明白一点 吗？） 第 17 招 使谈判对手作肯定答复的问题 —Is it important that „? 连续发问沟通对手给予肯定答复的问题，最后引导他对你的主要建议也作有 定的答复，是绝对须要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己有利的问题，才 会痛快地回答“Yes”。因此，在沟通场合开始前，不妨先细心地想一下，你所 希望对方接受的条件，对他有什么好处，试着以“Is it important that „?” （„是不是对您很重要？）或“Is it helpful if „?”（如果„是不是对你有 帮助？）未获得他的肯定，那么要使你的建议通过也不难了。 第 18 招 做适当的让步 —The best compromise we can maks is... 沟通双方的互相让步，最常见的例子就是讨价还价。买方希望卖方减价一百 五十元，而卖方只想减价五十元，双方一阵讨价还价之后，最后减了一百元。不 论 你 的 对 手 是 如 何 的 咄 咄 逼 人 ， 你 总 得 做 一 个 最 后 的 让 步 ： “The best compromise we can make is „ ”（我们所能做的最好的折衷办法 是„）或是“ This is the lowest possible price．”（这是最低的可能价格 了。）然后坚定不移，否则如果让步得太过，你可就要有所损失了。 第 19 招 不要仓促地做决定 —Please let me think it over. 在商场上讲求信用，一旦允诺人家的事情，要再反悔，会令人产生不良印象。 因此，在下决定之前，务必要经过深思熟虑。如果你正在和客户商谈一件无法遂 下决定的事时，不妨请他给你一点时间“Please let me think it over．”（请 让 我 考 虑 一 下 。 ） 或 “ Would it be all right to give you an answer tomorrow？”（明天再答 复您行吗？）切记，仓促地下决定往往招致严重的后果！ 第 20 招 说“不”的技巧 --No, but „ 在商务沟通上，该拒绝时，就应该斩钉截铁地说“No．”拐弯抹角地用“That＇ 外贸英语跟老外沟通绝招 s difficult"（那很困难。）或“Yes, but..."（好是好，可是„）来搪塞，会 令对方觉得你答应得不够干脆，而不是在委婉地拒绝。如果你说“No，but„” 对方便清楚地知道你是拒绝了，但似乎还可以谈谈。这个时候，你因为已先用 “No”牵制对方，而站在沟通的有利位置上了 第 21招 不要催促对手下决定 --Stop asking "Have you decided?" 当你的沟通对方需要时间来考虑一下时，千万不要一直催促他 “Hare you decided?”（你决定了没有？)那样，你不但干扰了他的思考，也可 能激怒他。结果原本可能达成的协议或许就此泡汤了。 第 22 招 沉默是金 —Silence is golden． 面对对方所提无法接受的提议，沉默是最有力的回答。这种无动于衷所带给 沟通对手的压力，远大于浇他一盆冷水。将所达成的协议逐一列入记录—— Let＇ s have the agreed items recorded.为了避免签约时的争执或重新商议，交涉 中达成协议的项目应做成记录，并在会议结束时传阅。因此，每达成一项协议， 要记得提醒对方“Let＇s have the agreed items recorded." 我们声达成协议 的项目记录下来。） 第 23 招 过分吹牛，足以败事 --Don＇t boast! 磋商者往往为了达成协议而向交涉对手做过份不实的吹嘘。这种情形在向他 人推销产品时，尤其常见。顾客因听信你的吹牛而购买产品，进而造成损失，轻 者不再与你打交道；严重的，恐怕还要告你欺诈，多划不来！所以在向他人做 “ We can give you a guarantee 100 years.”（我们可以给您一百年的保 证。）这一类的承诺时，最好先斟酌一番。 第 24 招 不浪费沟通对手的时间 -- ...then I＇ll drive you to the airport for your flight at 7:00. 在沟通开始以前，最好事先得知沟通对手的行程表，并尽量配合。当你和客 户 谈 好 了 一 切 细 节 以 后 ， 你 对 他 说 “I ＇ ll have my secretary type the contract for you to sign at once, then I＇ll drive you to the airport for your flight at 7:00. (我会让我的秘 书立刻将打好给您签名，然后，我开车送您去机场搭七点钟的飞机。）想必 他一定会感激你的周到细心，因此也会采取合作的态度。 第 26 招 达到目地，立即离开 —I＇m glad to have met you, Mr. Lee. 如果协议达成，而你仍流连忘返，则有以下两种危险：沟通对手改变主意； 外贸英语跟老外沟通绝招 或者你可能因松懈而目不择言，说错了话。因此商议一完成，立即以 "I＇ m glad to have met you, Mr. Lee."（李先生，很高兴认识您。）收场，告别离 去。 三，如何使沟通顺利进行 8招 第 27 招 充满信心地进行沟通 —You can ask me any question. 任何有心沟通的人，都希望他的沟通对手是个举足轻重的人物。让对手认为 你 是 有 决 策 力 的 人 ， 最 直 接 的 方 法 便 是 一 见 面 就 告 诉 他 “ You can ask me anyquestion．”（您可以问我任何问题。）如果你在对方面 前处处显得紧张兮兮，不是一直抽烟，就是不断干咳，对方必定会怀疑他跟你之 间的沟通效果。因此面对每一个沟通场合，一定要充满信心。 第 28 招 对沟通对手的专长与能力表示认知 --I know you are good at „. 每个人都对自己的才能引以为荣。向你的沟通对手表示你认知他的能力，并 寄 希 望 他 有 所 表 现 ： “I know you are good at handling difficult situations, and I believe I can count on you."（我知道你擅于处理棘手问题，并相信我可以依赖您。） 相信他一定不愿意让你失望。 第 29 招 以肯定的语气，谈论对手的问题 —I believe our experts can give you helpful advice for the proble m in your company. 当 对 手 正 在 为 某 个 问 题 烦 恼 ， 而 你 正 好 能 够 帮 他 忙 ， 一 句 "I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company." （我相信我们的专家能提供对贵公司问题有帮助的建议。） 必能使他宽慰不已，立刻表现合作的态度，而你的 沟通力也大大增加了。 第 30招 委婉地透露坏消息 —Bad news，I＇m afraid. 要向他人透露坏消息，也需要一点技巧。老师在公布成绩以前，总是光透露 有多少人不及格，以使考得不好的同学预先做好心理准备。同样，在向客户透露 涨价或其它坏消息时，先告诉他“Bad news，I＇m afraid”（恐怕是坏消息喔。） 也能收到相同的效果。人对某件事的发生预先有心理准备时，总是较容易接受 的。 第 31 招 强调沟通双方相同的处境 —Our costs are way up too. 说服沟通对手的技巧之一，就是强调双方的相同点，使其产生认同感，进而 达 成 协 议 。 一 个 卖 主 告 诉 老 客 户 产 品 涨 价 的 最 常 见 理 由 就 是 外贸英语跟老外沟通绝招 “ Our costs are way up too, " （我们的成本也上涨了。）以使客户觉得他的 对手和他一样，正面临着涨价的处境。这时候买主再不愿意，也只好接受涨价的 必然结果了。 第 32 招 向谈判对手略施压力 —The special price will be effective until May 30. 为了促使谈判对手尽快做决定，略施压力有时也是值得考虑的手段。例如， 聪明的卖主都知道，订出“最后期限”，能够刺激原本无心购买或犹豫不决的买 主 。 一 句 “ Unless you ordr in February, we won ＇ t be able to deliver in April.”（除非您在二月就下订单，否则我们无法在 四月交货。）或者“ The Special price will be effective until Mag 30．” （特价的有效期限到五月三十日。）都能使潜在的买主迅速地在心里盘算一番！ 第 33 招 不要幸灾乐祸 --Don＇t say“ I told you so!" 当你以前曾告诉或警告过对手的事被你不幸言中时，用不着再来提醒他 “I told you so!" 我告诉过你吧！）这种话对你们的沟通没有帮助，却只有使 听者更加反感。 第 34 招 保留沟通对手的面子 —Your views regarding management differ from mine. 要使沟通彻底失败，最好的办法就是使你的沟通对手颜面尽失。可是，这该 不是你所要的结果吧？因为如此一来，沟通不但要破裂，也会招来对手的怨恨。 虽然你重重地打击了对手，自己却也成了失败的沟通者。因此向对方提出质疑时， 要 确 定 将 矛 头 指 向 事 情 本 身 ， 而 不 是 对 手 身 上 ： “Your views regarding management differ mine．”（您的经营观点和我的 不同。）有时候，你甚至于可以将责任归咎于不在场的第三者身上，而不是直接 推给沟通对手：" Someone must have given you wrong information."（一定 是有人把错误的情报给了你。）这样的说法可以引导对方修正他的观点，而不会 触怒了他，使他拂袖而去。